Księga przychodów i rozchodów jest formą uproszczonej księgowości, która ma ułatwić stosunkowo niewielkim podmiotom gospodarczym prowadzenie rozliczeń księgowych oraz ewidencjonowanie ruchów finansowych w firmie. Nie każdy jednak może wybrać taką formę księgowości dla swojej firmy. Kiedy jest to możliwe i na czym polega?
Dla kogo księga przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów jest uproszczonym systemem prowadzenia księgowości firmy, dedykowanym tylko określonym podmiotom gospodarczym. Mogą ją prowadzić:
- spółki cywilne, jawne, partnerskie – osób fizycznych;
- indywidualne podmioty gospodarcze;
jednak pod warunkiem, że ich dochody netto w roku poprzednim nie przekroczyły 2 mln euro, w przeliczeniu na złotówki. Chodzi o dochody ze sprzedaży towarów, produktów oraz wpływy powstałe w wyniku operacji finansowych.
Jak prowadzi się księgę przychodów i rozchodów?
Księgę można prowadzić na dwa sposoby: papierowo lub elektronicznie. Wybór należy do przedsiębiorcy. Księga papierowa powinna być spięta i ponumerowana. W przypadku formy elektronicznej konieczna jest instrukcja programu do prowadzenia księgi, a sam program musi zapewniać wszystkie elementy zawarte we wzorze księgi przychodów i rozchodów oraz umożliwiać wgląd i chronologiczne uporządkowanie danych. Wszystkie dane elektroniczne muszą być chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem. Jako dokumenty księgowe powinny być ewidencjonowane na dysku komputera i dodatkowo na innym dysku, który zabezpiecza je przed utratą.
Wszystkie wpisy w księdze muszą być zapisywane systematycznie, po zakończeniu dnia, najpóźniej przed rozpoczęciem kolejnego. W przypadku, gdy księga prowadzona jest przez biuro rachunkowe, przedsiębiorca może dostarczać zapisy dotyczące poprzedniego miesiąca do 20 dnia miesiąca bieżącego.
Przechowywanie dokumentacji księgowej
Księga przychodów i rozchodów musi być przechowywana w miejscu prowadzenia działalności lub w siedzibie firmy. W przypadku, gdy to biuro rachunkowe prowadzi księgę, to jej siedziba może być wskazana jako miejsce przechowywania. Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. Po tym czasie zobowiązania podatkowe przedawniają się, a więc księga może zostać zniszczona.
